Videokonferenzen bommen

Die Webkonferenz-Anbieter erleben – dank Corona – einen unglaublichen Boom. Allerdings sind auch bei Webkonferenzen, Video-Calls oder Webinaren grundsätzliche datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten. Wir haben die wichtigsten Hinweise für Sie zusammengestellt.

Allgemeine Tipps zur Durchführung von Webkonferenzen

  • VOR der ersten Konferenz mit einem neuen Anbieter ist ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung zu schließen.
  • Bitte unbedingt darauf achten, dass für die Konferenz nur relevante Informationen zu sehen sind. Das heißt: Unnötige Inhalte und Fenster schließen und den Desktop so einrichten, dass keine Dateien oder Verknüpfungen zu sehen sind.
  • Umgebung: Was ist im Hintergrund der Teilnehmer zu sehen? Es gab schon Fälle, wo im Hintergrund ein Flipchart mit Umsatzzahlen oder Infos zum Personalabbau zu sehen war.
  • Falls die gesamte Webkonferenz bzw. Teile des Videocalls mitgeschnitten werden, sind alle Beteiligten darüber im Voraus zu informieren.
  • Logins für eine Webkonferenz dürfen auf keinen Fall geteilt werden. Die Teilnehmer müssen sich deutlich zu erkennen geben. So minimiert man das Risiko, ungebetene Gäste in der Konferenz zu haben.
  • Wenn es einen nicht identifizierten Teilnehmer oder einen Namen gibt, den Sie nicht kennen, schließen Sie ihn aus der Konferenz aus.
  • Schützen Sie Ihre Meetings immer mit einem Kennwort. Verlangen Sie von den Teilnehmern die Eingabe eines Meeting-Kennworts, wenn sie dem Meeting beitreten. Bei einigen Software-Anbietern wird das Kennwort NICHT automatisch mitverschickt. Sie müssen das Kennwort aktiv in die Einladung zum Meeting aufnehmen (nicht empfohlen) oder es z.B. separat per E-Mail, Chat, SMS etc. an die Teilnehmer senden.
  • Sperren Sie Ihre Online-Konferenz, sobald diese begonnen hat. Gute Webinar-Systeme benachrichtigen Sie, wenn ein Teilnehmer versucht, dem Meeting beizutreten.
  • Je nach verwendeter Software gibt es die Möglichkeit, einmalige oder dauerhafte Meeting-IDs zu verwenden. Obwohl es natürlich bequemer ist, immer die gleiche ID zu nutzen, raten wir davon dringend ab. Verwenden Sie immer eine neue Meeting-ID.
  • Wählen Sie ein System aus, welches Ihnen die Möglichkeit gibt, ein Verfallsdatum für Aufzeichnungen festzulegen. Wir empfehlen, die Aufzeichnungen max. drei Monate aufzuheben.

Grundsätzliche Bedingungen für die Auswahl einer Webinar-Software

Grundsätzlich muss eine für Webkonferenzen bzw. -schulungen eingesetzte Software folgende Bedingungen erfüllen:

  • Integrität: Sicherung und den Schutz personenbezogener Daten mittels entsprechender technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen
  • Rechtmäßigkeit: Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Zweckbindung: Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.
  • Datenminimierung: Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein.
  • Richtigkeit: Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sein.
  • Speicherbegrenzung: Vorbehaltlich entsprechender Ausnahmen sollen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich und angemessen ist. Dies gilt insbesondere auch für Videomitschnitte oder Fotos.